กรณีผู้จัดรถไม่สามารถจัดรถได้ คือรถไม่ว่าง ขอให้ระบบโชว์ข้อความความว่า ///////ในวันดังกล่าวรถมหาวิทยาลัย/พขร. ติดภารกิจจึงไม่สามารถให้บริการได้ทั้งนี้ฝ่ายยานยนต์จะประสานงานเรื่องรถเช่าพร้อมน้ำมันเชื้อเพลิงและจะจัดส่งเอกสารใบเสนอราคาไปให้ผู้ขอใช้ภายใน2วันนับจากวันที่ได้รับอนุมัติทั้งนี้กระบวนการขออนุมัติเช่ารถ ผู้ขอใช้เป็นผู้ดำเนินการ